Au Centre d’Appui et de Prévention (CAP), nous croyons au respect et à la protection de votre vie privée. Nous aimerions partager avec vous, notre politique à cet effet.
Objet Protection des renseignements personnels-Feuillet pour parents
Section Services cliniques
Code CL-15A
Adoptée le 10 décembre 2007
Révisée le 14 octobre 2014
En tant que client du CAP, vous devez être informé de vos droits quant à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels relatifs aux services que vous recevrez.
Le CAP est un organisme de santé mentale et dépendance, régit par les diverses lois en vigueur. Des règles de confidentialité, d’accès à l’information et de divulgation d’information sont prescrites par ces lois.
- Le CAP accorde une importance primordiale au caractère privé des renseignements recueillis lors de la livraison de services.
- La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels ne sont autorisées que dans le cadre des services offerts et limitées au caractère spécifique des services offerts.
- Le CAP s’engage à obtenir tout consentement requis face à l’information personnelle des clients.
- Tout renseignement personnel concernant un client sera gardé sous protection et accessible seulement aux personnes autorisées.
Qu’est-ce qui constituent des renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements identificatoires concernant un particulier qui se présentent soit verbalement ou écrits et consignés sous différentes formes dans des registres tenus. Ces renseignements permettent d’identifier un particulier ou pourrait servir, seul ou avec d’autres à en identifier un.
Les renseignements personnels incluent :
- le nom, le genre, l’âge, l’adresse, le numéro de téléphone et le statut familial;
- tout renseignement qui décrit la situation de santé physique ou mentale de l’individu incluant son historique, sa condition et les services reçus;
- une évaluation de la condition physique ou mentale du client
- un plan de traitement et toute information concernant le suivi.
La collecte et l’utilisation des renseignements
Le CAP recueille, utilise et dispose de renseignements personnels dans le but premier d’offrir des services à sa clientèle. Dans le contexte d’offrir des évaluations et des interventions ou traitements, il recueillera des renseignements concernant la situation familiale du client, son fonctionnement social et son comportement ainsi que des renseignements concernant sa santé.
Ces renseignements servent à déterminer les besoins du client et à fournir une opinion sur l’intervention à offrir. Tout au long de l’intervention, ces renseignements seront modifiés au besoin.
Situations de divulgation sans consentement
Il y a des situations dans l’exercice de nos fonctions qui nous obligent à divulguer ou accorder l’accès à l’information relative à nos clients à différentes personnes sans au préalable obtenir le consentement du client.
- Lors du processus d’agrément, nos dossiers sont inspectés et nos employés sont rencontrés;
- Les responsables de l’agrément sont assujettis à la confidentialité;
- Sous une approche multidisciplinaire, des discussions de cas sont tenues dans le but d’améliorer le service offert et/ou aux fins de supervision dans le contexte de la qualité de service;
- Un client peut obtenir des services de plus d’un des programmes offerts par le CAP. Dans un tel contexte, des renseignements seront partagés entre les équipes pour maximiser les services offerts;
- Le CAP participe aussi à des recherches visant à faire avancer l’expertise du domaine et les renseignements recueillis par le CAP pourraient faire partie de l’information recueillie lors de ce processus. Par contre, aucun nom ne sera communiqué lors d’une collecte aux fins de recherche;
- La Loi sur la protection des enfants nous oblige à divulguer toute information qui nous est communiquée qui peut suggérer qu’un enfant ou un jeune est maltraité ou est à risque de l’être. Cette information peut être sous la forme d’un commentaire reçu ou de la constatation d’une blessure douteuse. Dans une telle situation, nous avisons les agences concernées. Si une investigation s’ensuit, il est possible que nous devions divulguer des renseignements additionnels.
- Les professionnels du CAP peuvent être également obligés de divulguer de l’information sans consentement dans le cas de danger imminent pour le client ou autre personne, si un juge ordonne la divulgation d’information ou si un abus a été commis par un professionnel membre d’un ordre.
Protection des renseignements personnels
Afin de protéger la confidentialité, le CAP a mis en place certaines mesures afin de protéger les renseignements personnels de ses clients :
- tous les employés du CAP doivent porter un serment de confidentialité dès leur entrée en fonction et avant même d’avoir accès à tout renseignement concernant les clients. L’accès aux renseignements relatifs aux clients est limité en proportion de leurs responsabilités;
- tous les renseignements concernant les clients qui sont consignés sur papier sont remisés de façon sécuritaire;
- toute information stockée
- de façon électronique est soit protégée par un mot de passe ou gardée dans un endroit sécuritaire accessible seulement aux personnes autorisées;
- les renseignements personnels de nos clients ne sont transmis que sur papier par la poste ou par courrier dans des enveloppes scellées;
- toute information envoyée de façon électronique est sujette à des mots de passe et contient une clause de confidentialité. Cette méthode est utilisée de façon minimale;
- aucune information relative à un client n’est envoyée par télécopieur;
- tout le personnel du CAP a reçu une formation quant à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements concernant les clients.
Conservation et destruction de renseignements personnels
Les renseignements relatifs à nos clients doivent être maintenus pour un certain temps afin de nous permettre de répondre à toute question que le client pourrait avoir sur les services reçus et aussi afin de rencontrer nos obligations de rendre des comptes selon les diverses lois en vigueur. Selon les directives, nous devons maintenir les dossiers des clients selon les périodes prescrites suivant la fermeture du dossier.
Les copies papier des dossiers sont détruites par déchiquetage. Les informations électroniques sont éliminées des mémoires électroniques.
Inquiétudes des clients
Si vous avez des inquiétudes quant à la protection de vos renseignements personnels et que le professionnel attitré à votre dossier n’a pu répondre à toutes vos questions, veuillez vous adresser à :
La Direction des services cliniques
Centre Psychosocial
Bureau 300, 150 chemin de Montréal
Ottawa, Ontario, K1L 8H2
Tél. : 613- 789-2240
Procédures d’appel
Le CAP veut s’assurer que vous retirez le maximum de bénéfice des services qui vous sont offerts. Si vous avez des inquiétudes avec les services que vous recevez, nous vous encourageons :
- à discuter avec votre professionnel de vos inquiétudes;
- à consulter la direction des services cliniques si vous n’êtes pas satisfait des réponses obtenues ou que vous n’êtes pas confortable à discuter de ce sujet avec votre professionnel en toute confidentialité;